Уведомления о печати на e-mail — настройка в O&K Print Watch

E-mail уведомления о печати

Как получать уведомления о каждом распечатанном документе

O&K Print Watch позволяет не только анализировать статистику использования принтеров, но и получать мгновенные e-mail уведомления о новых заданиях печати.

Это удобно, когда нужно быстро узнать, какой документ был отправлен на печать, кто его напечатал, сколько страниц было распечатано и сколько это стоило.

  • уведомление приходит после каждого распечатанного задания;
  • можно контролировать все принтеры или только выбранные устройства;
  • доступны фильтры по имени документа, числу страниц и режиму печати;
  • в письме указывается пользователь, документ, страницы, бумага и стоимость.

1. Откройте web-интерфейс O&K Print Watch

Настройка e-mail уведомлений выполняется через web-сервер O&K Print Watch. Откройте в браузере:

http://PRINT_SERVER_NAME:8989

8989 — порт по умолчанию. Если вы меняли порт web-интерфейса, используйте свой номер порта.

Затем перейдите в раздел: Настройки → E-mail отчеты.

2. Создайте новый e-mail отчет

Нажмите кнопку добавления нового отчета и выберите тип: Document was printed.

Этот тип отчета используется именно для уведомлений о распечатанных документах.

Выбор типа e-mail отчета Document was printed

3. Настройте условия отправки уведомлений

На следующем шаге можно задать условия, при которых будет отправляться письмо. Если ничего не указывать, уведомление будет отправлено для любого события печати.

If doc name contains Отправлять уведомления только для документов, в имени которых есть заданный текст.
Min pages / Max pages Ограничить уведомления по минимальному или максимальному количеству страниц.
Color mode Получать письма только о цветных, только о черно-белых или обо всех документах.
Last document only Отправлять уведомление только о последнем распечатанном документе.

Также можно выбрать конкретные принтеры, пользователей или группы пользователей. Например, отправлять уведомления только по бухгалтерскому принтеру или только по заданиям определенной группы сотрудников.

Настройка условий e-mail уведомления о печати в O&K Print Watch

4. Укажите e-mail получателя

На последнем шаге введите адрес получателя и выберите расписание: Every printed job.

После этого нажмите Done. Уведомление о каждом напечатанном задании готово.

Настройка адреса получателя e-mail уведомлений O&K Print Watch

Что будет в письме

Когда документ будет распечатан, получатель получит e-mail с подробной информацией о задании печати.

  • имя пользователя;
  • имя документа;
  • количество страниц;
  • режим печати;
  • размер бумаги;
  • стоимость печати;
  • принтер, на котором был распечатан документ.

Такая настройка помогает контролировать печать без постоянного просмотра очередей, журналов событий и отчетов вручную.

Кому полезны уведомления о печати

Системному администратору Быстро видеть активность на принтерах и реагировать на необычные задания печати.
Бухгалтерии и офис-менеджеру Контролировать расходы на печать и понимать, кто использует принтеры чаще всего.
Руководителю отдела Получать информацию о важных документах без ручной проверки очереди печати.
Службе безопасности Отслеживать печать документов по заданным условиям: имени, пользователю или устройству.

Кратко: как включить уведомления о каждом документе

  1. Откройте http://PRINT_SERVER_NAME:8989.
  2. Перейдите в Настройки → E-mail отчеты.
  3. Создайте новый отчет.
  4. Выберите тип Document was printed.
  5. Оставьте условия пустыми, если нужны уведомления обо всех документах.
  6. Укажите e-mail получателя.
  7. Выберите расписание Every printed job.
  8. Нажмите Done.
O&K Print Watch

Контролируйте печать в реальном времени

Настройте e-mail уведомления, отчеты, учет стоимости и контроль использования всех принтеров в вашей сети.

Скачать O&K Print Watch Подробнее о программе