Мониторинг печати позволяет организациям контролировать использование принтеров, отслеживать задания печати пользователей и хранить историю печати документов. Такие системы учета и контроля печати помогают анализировать активность пользователей, выполнять аудит печати и получать полную статистику использования принтеров в корпоративной сети, например с помощью системы мониторинга печати O&K Print Watch.
Во многих организациях ежедневно печатаются тысячи документов. Счета, договоры, транспортные накладные, внутренние отчёты и техническая документация постоянно отправляются на принтеры в корпоративной сети.
Несмотря на важность этих документов, системные администраторы часто имеют очень ограниченную информацию о том, что происходит с печатью. Они могут не знать, кто напечатал документ, на каком принтере он был напечатан и какое содержимое было отправлено на печать.
Системы мониторинга печати решают эту проблему, отслеживая задания печати во всей организации и сохраняя полную историю печати. Такие системы позволяют анализировать использование принтеров, расследовать инциденты печати и выполнять аудит печати.
Что такое мониторинг печати
Мониторинг печати — это процесс отслеживания и регистрации заданий печати на принтерах, подключённых к корпоративной сети. Система мониторинга печати собирает информацию о каждом задании печати и сохраняет её в централизованной базе данных.
Обычно система мониторинга печати фиксирует следующие данные:
- пользователь, отправивший документ на печать
- компьютер или рабочая станция, с которой было отправлено задание
- использованный принтер
- количество напечатанных страниц
- время печати
- свойства документа
Собирая эту информацию, организации получают полную прозрачность использования печатной инфраструктуры и могут анализировать печать в разрезе пользователей, подразделений и устройств.
Зачем организациям отслеживать печать
Без инструментов мониторинга печати администраторам часто сложно понять, как именно используются принтеры внутри организации.
Обычно возникают следующие вопросы:
- Кто напечатал конкретный документ?
- На каком принтере было выполнено задание печати?
- Сколько страниц было напечатано сегодня?
- Какие пользователи печатают больше всего?
- Когда был напечатан определённый документ?
Отслеживание печати позволяет получить ответы на эти вопросы и даёт полное представление о реальном использовании печатной инфраструктуры.
История заданий печати
Поддержка полной истории печати является одной из ключевых функций системы мониторинга печати.
История заданий печати позволяет администраторам просматривать информацию о ранее напечатанных документах и анализировать активность печати за любой период времени.
Как правило, запись в истории печати содержит:
- имя пользователя
- название принтера
- название документа
- количество напечатанных страниц
- время отправки задания на печать
- имя рабочей станции
Эта информация позволяет быстро найти нужное задание печати и проанализировать историю печати в организации.
Аудит печати
Аудит печати позволяет организациям расследовать события печати и контролировать использование печатных ресурсов.
Системы аудита печати помогают администраторам обнаруживать необычную активность печати, анализировать инциденты и обеспечивать ответственность пользователей.
Например, если конфиденциальный документ оказался вне организации, может возникнуть необходимость определить:
- кто напечатал документ
- когда он был напечатан
- на каком принтере он был напечатан
- с какого компьютера было отправлено задание печати
Система мониторинга и аудита печати предоставляет данные, необходимые для ответа на эти вопросы.
Преимущества мониторинга печати
Внедрение системы мониторинга печати предоставляет организациям ряд важных преимуществ.
- полная прозрачность активности печати
- централизованная история заданий печати
- возможность аудита печати
- анализ загрузки принтеров
- расследование инцидентов печати
- более эффективный контроль печатных ресурсов
Эти возможности позволяют организациям повысить прозрачность процессов печати и лучше понимать, как используется печатная инфраструктура.
Использование O&K Print Watch для мониторинга печати
O&K Print Watch — это профессиональная система мониторинга печати, предназначенная для отслеживания заданий печати во всей организации.
Система регистрирует каждое задание печати и позволяет администраторам вести удобную историю печати, анализировать активность пользователей и выполнять полный аудит печати.
Используя O&K Print Watch, администраторы могут:
- отслеживать печать на всех принтерах сети
- вести полную историю заданий печати
- определять пользователей, отправивших документы на печать
- анализировать статистику использования принтеров
- расследовать инциденты печати
Это позволяет организациям получить полный контроль над процессами печати и повысить прозрачность использования принтеров в сети.